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こんばんは。
昨年、マンションの掲示板の議事録を読んで、これは管理組合の人は実務も多すぎて大変すぎる…と思いました。メインブログの「リニア橋本駅…」のブログで昨年書かせて頂いた通りです。

その頃、アリオ橋本の本屋でたまたま立ち読みしたのがこの本です。
自分は管理組合など、その掲示板を見るまでそれほど知らなかったため、この本を読んで業務の多さに改めて驚かされました。

この世界は自分にとって未知の世界ですが、議事録の一端を読んでいる限り、「これはとても少人数でこなせる業務量ではなく、おそらく維持、メンテナンス、管理業務のサポート・アドバイスを含めた委託契約を管理会社と契約してしている」と昨年推測しました。

この本はマンションの管理業務のうち施工業者への発注方法までの業務フローなどが載っていましたが、大雑把な流れは、建設土木業界とだいたい同じであることが分かりました。

非常に大雑把ではありますが、連載で記事にしたいと思います。
なお、自分はマンション管理業務は実務等含め未経験であることを先に書いておきます。



【管理会社への全面委託】

ブログの冒頭の本はマンションの大規模修繕に関する本ですが、本来の日常業務から修繕積立・維持メンテナンス等浅く広く書かれています。

本によると、管理会社に業務のすべて(清掃業務・メンテナンス・修繕積立金運用…etc)を委託している管理組合の割合は7割以上にのぼるとのことです。
この理由について考えてみると、管理組合及び委員会等の少人数で、全ての業務をこなせるほど人員がいないこと、高度な専門知識を要すること…等といった実情がありそうです。

内情を詳しくは知りませんが、管理組合は対外折衝・契約行為・住民の窓口…等、企業で言うところの経営陣といった役割から窓口といったまでことまで多岐に渡るため、企業で言うところの社員を擁するために管理会社(いろいろな作業員・事務員)と契約をせざるをえません。
これは大規模マンションになるほどそういう傾向がみられるかと考えられます。


【全面委託のメリット】

全業務を委託するメリットは、単純な日常業務になるほど出てくるかと思います。
人員管理、スケジュール調整といったものまで、少人数の経営陣ともいえる管理組合が直接管理するのはただでさえ多忙な管理組合が実際に出来るはずもありません。
また全面委託には後述するメリットもありそうです。
例えばエレベーターの維持メンテナンスや清掃作業の際に事故等起こした際の責任等も委託出来る。
修繕・土工事といった危険性の大きい安全管理や監督も管理会社に委託し責任を持たすことができる。
修繕積立金の運用等、ファイナンスの高度な知識等も委託出来する。


【日銀総裁と似ている管理組合…】

日本の公務員で最も高い給料を貰っているのが総理大臣、日銀総裁であることはよく知られています。
これが適正な額かはともかく両者とも確か約4,000万円程度だったと思います。

首相はその政治基盤として政党等といった政治的な判断をする大きな「地盤」を持っていますが、日銀総裁はその地盤として「日銀金融政策決定会合の7人」、実質1人でその重大な判断を対外的には担うこととなります。
特に会合の多数決で3対3となった場合、日銀総裁が最後の判断者として決定することとなり、その重圧の大きさ、金融政策の全責任を1人で担うこととなり、そのプレッシャーは想像つかない次元だと思います。

マンションの管理組合は、この日銀総裁と同じようなものを時々感じます。
本来、組合なので住民という支持基盤をバックに運営出来れば心強いと思いますが、実際には住民からの多岐に渡る要望や要求などで、なんのために…、誰のための…と疑問に感じたりやりきれない気持ちも強いものだと、読んでいて想像がつきます。


また徒然…

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メモ
以降、管理業務の建築・土木について下記のように詳しく連載していこうと考えています。
下記については煮詰めてないのでメモ程度です。


【発注方法】

・工事監理方式…設計・工事監理・施工を分離して発注

・設計監理方式…別名責任施工方式。設計から施工までの一括発注

・監修方式…設計施工の内容について第三者がチェックアドバイス。

 

【フロー】

実施設計

見積合わせ

内定

工事請負契約

 

【大規模修繕にあたり】

管理組合で準備しておくべきもの

・販売主からの引継ぎ図面・書類・仕様(パンフレット等)

・もし可能ならば設計書・設計図面(完成図面ではなく)・耐震構造計算書も

これがあるメリット

 ・修繕する際に、実地での調査(数量・断面)等の参考となる

 ・構造計算書(このうち特にモデル)があると、数十年後に万が一、耐震検査必要となった際、非常に手間が省けて外注する際にもコストが抑えられる可能性

 

【コンサルタント(設計会社)選定方法】

 ・もしマンションの管理組合の協会?等があるならば情報収集

 ・管理会社へ確認

 ・市の指名競争入札業者から選定(会社のコンサルタント業務内容のホームページでの確認や問い合わせする等手間が掛かる可能性)

 

【施工会社の選定方法】

・同様

・小規模から中規模なのかも修繕ならば建築・土木かかわらず指名業者から見積、選定するのが安心か?

 

【契約書の作成】

 ・施工請負契約書 

 ・設計書(数量・仕様書含む)

 ・(共通仕様書)マンションの修繕工事等、どんな工事にも適用する共通仕様書を作成

  例えば、

・作業時間や施工のスケジュールは管理組合や管理会社との協議を事前に行う

・設計に数量や施工方法等の変更がある場合、管理組合と事前に協議する。

・他の日常業務(清掃業務等)に支障がないよう管理会社と調整を行うこと。

・作業における住民や作業員の安全管理は請負業者がその責を負う。

・着手の際、完成の際に提出してもらう書類一覧や写真、日誌、議事録等を表記

・(特記仕様書)その工事や委託作業にのみに適用する仕様書を作成する

例えば

・作業時間は9001700とする。

 ・防水塗装は…材料名(もしくは図面に表記)

 

こういった共通仕様書は予め作成しておき、どんな作業の契約にも付帯させる。特記仕様書はその都度作成。

 

【見積方法】

  ・見積を依頼する業者の選定が非常に手間と労力を要する。

  ・理想は3社以上、出来れば5社以上から取りたい。

  ・多ければ多いほどその標準的な適正な費用が分かる。あまりにも極端な場合、見積条件の誤解がある場合がある可能性がある。

  ・内訳を明示してもらう。

  ・大規模修繕の時は設計はコンサルに依頼する。

  ・調査・工事に関わらず現地調査を経ての見積概算額が出ると思われる。

  ・当然ではあるが他社に作成してもらった見積・図面等は流用して使用してはいけない。見積を出してもらう際も会社に多額の負担経費が掛かっていることを認識しておく。



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※ 業者選定にあたり
 参考として相模原市の指名競争入札業者一覧のページを掲載しておきます。


https://nyusatsu-joho.e-kanagawa.lg.jp/DENTYO/GP5000_10F?hdn_dantai=0209